Para mí se ha convertido en un mantra la teoría del Efecto Mariposa aplicada a la comunicación. El aleteo de una mariposa en Hong Kong puede provocar una tempestad en Nueva York, asevera la Teoría del Caos. La translación de esta teoría a la comunicación es sencilla. La palabra oportuna en el momento justo puede ser un bálsamo para el que la escucha; la palabra que hiere te puede romper en pedazos difíciles de recomponer. Una simple palabra puede tener grandes efectos, una sencilla palabra puede llegar a tener un gran poder.

Por eso es tan importante cuidar la comunicación en cualquier circunstancia de nuestra vida y, por supuesto, los centros deben cuidar su comunicación porque no hacerlo puede tener graves consecuencias, especialmente, cuando las circunstancias se complican. Es lo que se llama comunicación de crisis. Y crisis es lo que estamos viviendo desde que un microscópico virus ha puesto en jaque a la humanidad a través de un paciente cero que vivía en un lugar del mundo del que pocos habían oído hablar por “casualidades” que siguen sin estar del todo claras (otra vez el Efecto Mariposa).

En circunstancias tan excepcionales un centro educativo debe redoblar su esfuerzo por hacer una comunicación más constante, más sensible y más profesionalizada. Lo debe hacer siempre, pero más cuando sus familias están preocupadas, sus niños confinados y el contacto directo es nulo. Si a esto añadimos que estamos en periodo de admisión de alumnos y que la comunicación se debe expandir aún más hacia fuera para entrar en diálogo con aquellas familias que tienen que decidir el futuro colegio de sus hijos, la cosa se complica considerablemente.

El proceso de admisión de alumnos es normalmente un periodo complejo en la vida de todos los centros educativos. Para unos lo es porque se ven desbordados por el número de familias que solicitan plaza en el centro, para otros porque diversos factores, principalmente sociodemográficos, están generando problemas para alcanzar el número de alumnos necesarios y, por tanto, poniendo en peligro el concierto educativo y la capacidad de las familias de poner en práctica su derecho a la libertad de enseñanza.

Si al aumento de trabajo por la preparación de las jornadas de puertas abiertas y otras actuaciones de comunicación y marketing extraordinarias, añadimos el agobiante papeleo y las presiones muchas veces antitéticas de administraciones educativas y familias, la tensión sube considerablemente. Pero si además sumamos los efectos tremendos ocasionados por un invisible virus, es fácil que la olla explote.

El proceso de admisión de alumnos del curso 20-21 ha comenzado con irregularidad y es una enorme incertidumbre todavía. Hace pocos días el Gobierno ha permitido que las consejerías de Educación asignen las funciones de las comisiones de garantía de la escolarización a la inspección educativa o a otra oficina administrativa. El traspaso de estas competencias de un órgano colegiado, como es la comisión de garantía, con participación de representantes de los titulares de los centros, profesores y padres de alumnos, a un organismo unipersonal dependiente, no diseñado legalmente para ello, puede provocar opacidad en el proceso y no ofrece las garantías necesarias para que se cumpla la libertad de elección de centro por parte de las familias. De hecho, hay comunidades autónomas como Navarra, Extremadura o Asturias donde ya se están instaurando procesos de admisión que por medio de instrucciones o incluso de decretos ley, “redireccionan” a los alumnos hacia la pública digamos que, soslayando a la concertada.

Por supuesto, no es posible realizar jornadas de puertas abiertas y el contacto directo que siempre debe prevalecer como música de fondo de todos los canales virtuales que pueda tener el centro se acalla temporalmente en el momento más delicado del curso. Pero hay otros recursos que ya están utilizando algunos centros como jornadas de puertas abiertas virtuales, videoconferencias con padres, llamadas telefónicas a las familias que en algún momento se han interesado por el centro, horarios ampliados que faciliten la entrega de documentación cuando llegue el momento. En fin, creatividad y proactividad van a ser más necesarias que nunca.

Y en esta línea quiero llamar la atención sobre un aspecto con el que hay que tener especial cuidado: la página web. En ella debe estar el centro neurálgico de la información y la comunicación del colegio. Debe ser como el panel de control del que parte toda la información que luego se difunde a través de otros canales como las redes sociales y debe ser también el lugar hacia donde se dirija el tráfico de las mismas para que confluya en un solo lugar. Es el momento de parar máquinas y revisarla, evaluarla y optimizarla. Seguramente las máquinas estén a tope y sea difícil llevar a cabo esta tarea, pero el resultado merecerá la pena.

Al hacer el chequeo hay que revisar que se cumplan unas normas básicas de accesibilidad, usabilidad y navegabilidad que, tiene que cuidar mucho los contenidos y reunir información relevante sobre el ideario del centro, su proyecto educativo, su historia, las etapas educativas que oferta, los servicios, las actividades, los proyectos, las redes sociales oficiales, la información legal, la transparencia… todo lo que puedan necesitar los padres y los alumnos que ya forman parte de nuestra comunidad educativa. Pero ojo, también nos hace falta un apartado que reúna a golpe de vista la información que puedan necesitar las familias que están en el trance de elegir colegio. Hay que ir directos al grano y ofrecer además un formulario de contacto para que sea posible contactar con los interesados sin que ellos tengan que tomar la iniciativa.

Dependiendo del punto de partida esta misión será más sencilla o más complicada. Así que, recuerda, zapatero a tus zapatos. Es cierto que los que mejor conocen los contenidos son los propios centros, pero también es cierto que las páginas web tienen unas normas que no siempre manejamos bien y, dada su importancia, siempre es bueno contar con la ayuda de un profesional que nos ayude a organizar y ensalzar nuestros contenidos. En nuestro ámbito podemos contar con profesionales cercanos como Integra, Educamos o SJ Digital, echad un vistazo y dejaos asesorar por ellos o por otros profesionales de confianza; pero recordad, el hijo del antiguo alumno la tía de un profesor de extraescolares no siempre son la mejor solución. Tenedlo en cuenta si no quieres que la teoría del caos haga demasiado efecto durante el proceso de admisión de alumnos.

@victoriamsegura